Testimonials

Je hoeft ons niet te geloven...

Lees hieronder de testimonials van onze zeer gewaardeerde klanten.



Robèrt Molenaar: “DPM is zowel procesmonitor als procesmanager”

De meeste kantoren werken met samenstelprogramma’s, rapportgeneratoren, productiestraten en portals, maar is dat voldoende? Steeds kritischer wordende klanten willen immers gewoon niet langer de hoofdprijs betalen voor standaard accountantsproducten en -diensten. Daarom moet het antwoord ook uit nog slimmere en efficiëntere IT komen. Witlox van den Boomen koos om die reden voor de Dapas Proces Manager (DPM). Partner Robèrt Molenaar: “De DPM is voor ons zowel procesmonitor als procesmanager; daar zit echt de kracht.”

Robèrt: “Wij waren op zoek naar een oplossing die voor ons meerdere aandachtspunten kon borgen. Allereerst standaardisatie van onze werkprocessen. Dat is iets waar je heel goed over na moet denken, omdat dat verder gaat dan alleen efficiency en kwaliteit. Standaardisatie heeft namelijk ook alles te maken met een bepaald gedrag aanleren en mensen op een ander niveau naar dingen laten kijken. Daarnaast vinden wij het heel belangrijk dat je met IT de compliance -eisen van je kantoor kunt afdwingen.”

Diepe IT-kennis en accountantstaal

Witlox van den Boomen was de eerste klant van Dapas Software. Robèrt: “Sommige accountants zullen zich misschien afvragen waarom we voor zo’n relatief jonge IT-dienstverlener hebben gekozen. Die vraag kan ik snel beantwoorden. Het zijn eigenlijk accountants; ze spreken dus ook de taal van de accountant en hebben een bovengemiddelde IT-kennis. Daardoor kunnen ze zich heel gemakkelijk inleven in de uitdagingen waar wij als kantoren voor staan. De diepe IT-kennis die ze hebben, zorgt ervoor dat ze de basis kunnen leggen voor alles wat met werkprocesmanagement te maken heeft en ook met de Business Intelligence die daaraan hangt. Dus: hoe kun je met goede informatievoorziening en inzicht in je werkprocessen je bedrijf adequater aansturen? Met andere woorden: je processen leaner maken, zodat er een positief effect ontstaat op je rendement. In de DPM zit gewoon dertig jaar ervaring. Elke behoefte die een accountant heeft om zijn kantoor aan te sturen, is hierin verwerkt. Dat kan een willekeurige softwareleverancier niet bedenken.”

Monitoren en managen

Of nieuwe software omarmd wordt, is direct gerelateerd aan de wijze waarop deze bij medewerkers wordt geïntroduceerd. Hoe verliep dat aspect bij Witlox van den Boomen? “Wij hebben onze medewerkers op mediorniveau direct hierbij betrokken. Logisch, want zij moeten er tenslotte de hele dag mee werken! De DPM is zowel een procesmonitor als een procesmanager. Met de monitorfunctie kun je op seniorniveau iedere medewerker eruit vissen die niet volgens de afspraken werkt. Dat is belangrijk, omdat anders je proces om zeep gaat. Vanuit de managerfunctie/tekenend accountant worden bepaalde processen geautomatiseerd afgedwongen. Waar het eerst qua kwaliteit misging in het proces – bijvoorbeeld omdat een klant nog geen akkoord had gegeven op een conceptjaarrekening of de betrokkenheid van de leidinggevende in het samenstelproces onvoldoende bleek– krijg je nu automatisch een melding dat er een handtekening gezet moet worden. Het aantal schendingen vanuit het perspectief van compliance en vaktechniek neemt hierdoor stevig af. De DPM helpt je dus om gemakkelijker aan de gestelde kwaliteitseisen te voldoen. De voorschriften uit de kantoorhandboeken zitten gewoon in de IT verankerd.”

Change management

“Voor ons zit de meeste waarde in de standaardisatie van onze werkprocessen. We krijgen hier heel veel inzicht in. Daar komt bij dat Dapas ons ook geholpen heeft om het change management binnen onze organisatie tot stand te brengen. Dat is een groot verschil met een standaardleverancier die zijn software bij je over de schutting werpt, onder het adagium ‘zoek het maar uit'. De DPM integreert alle bestaande applicaties met het werkproces, waardoor je een platform krijgt waar alles geïntegreerd verloopt. Op die verkeersader komen heel veel data bij elkaar. Daar zit voor de toekomst ook nog heel veel ontwikkelpotentieel ‒ en mogelijkheden voor data-analyse .”

Partnership

De initiële klant-leverancierrelatie tussen Witlox van den Boomen en Dapas Software is inmiddels uitgegroeid tot een partnershiprelatie. Robèrt: “Omdat we sommige onderdelen samen ontwikkeld hebben, is er wederzijds een heel warme band ontstaan. Het zijn ook stuk voor stuk slimme en leuke gasten, die onze taal spreken. Naar de toekomst toe wordt continu doorontwikkeld en daar zijn wij graag bij betrokken. In het eerste jaar dat we met de DPM werken, hebben we al tot 4 procent minder hoeven af te boeken; dat is veel geld.”


Guillaume Janssen Tirion Finance

Guillaume Jansen Tirion Tirion Finance is een jong administratiekantoor, dat kleine en middelgrote bedrijven bedient in de regio Utrecht. Onder deze vlag biedt Guillaume Janssen met twee collega’s administratieve en fiscale dienstverlening aan circa 80 klanten aan, inclusief organisatieadvies. In het najaar van 2017 koos het kantoor voor de Dapas Proces Monitor (DPM). Maar waarom kiest een relatief klein kantoor voor software, die ogenschijnlijk ontwikkeld lijkt te zijn voor toch wat grotere kantoren met een omvangrijker klantenbestand? Guillaume geeft antwoord.


Hij werkte jaren in de informatica bij enkele grote banken. Dat verklaart waarom verdere automatisering van werkprocessen welhaast de natuurlijke belangstelling van Guillaume heeft. Het gaat goed met zijn kantoor, maar groei impliceert vaak ook groeipijn. Die ontstaat wanneer je klantenaantal toeneemt, maar het aantal daarvoor benodigde handjes (en/of de daarvoor benodigde financiering) daarbij achterblijft. Want al is de kwaliteit van je werk nog zo goed, je stelt je klant teleur als je werk te laat oplevert. Dat was voor zijn kantoor een belangrijke reden om de manier waarop er gewerkt wordt naar een

Guillaume:“Onze klanten zitten in de advocatuur, dienstverlening, vastgoed, maar we bedienen ook IT-bedrijven en bedrijfsartsen. Het jaarwerk voor deze klanten doen we op dit moment met ons tweeën. In die constellatie is het belangrijk om voortdurend overzicht te hebben.” Tirion Finance is aspirant-lid van NOAB. Dit impliceert dat het kantoor zich erop toelegt om aan de door NOAB gedefinieerde kwaliteitseisen te voldoen en volgens bepaalde standaarden te werken. Guillaume: “Ik heb er belang bij om zoveel mogelijk te automatiseren. Daarom werkten we ook al met CaseWare, Radar, ExactOnline en de portal van PinkWeb voor onze klanten. Die systemen moeten natuurlijk ook goed met elkaar kunnen praten; je CRM met je jaarrekeningprogramma, met je administratieve software. En dat moet ook weer koppelen met je fiscale software en je klantenportal – dat moet wel één geheel zijn.”

Implementatie DPM

In november 2017 implementeerde Tirion Finance de Dapas Proces Monitor. De statussen vanuit de systemen worden hierdoor constant bijgewerkt. “Als klanten documenten insturen, zien we dat direct. Ook krijgen we automatisch signalen wanneer een klant een concept goedkeurt. Op het DPM-dashboard zien we of processen binnen de geraamde tijd worden doorlopen en wanneer deadlines niet gehaald dreigen te worden. Simpel gezegd: naarmate het spannender wordt, komen dingen steeds meer op oranje of rood te staan.” Guillaume maakt er dan ook geen geheim van dat hij liever een groene golf ziet: “Wij vinden het belangrijk om klanten tijdig te kunnen leveren waar ze om gevraagd hebben. Maar ook wanneer je slechts zo’n 70 tot 80 klanten hebt, kan het af en toe gewoon knap lastig zijn om goed overzicht te bewaren. Doordat je met de DPM constant ziet waar je staat, weet je ook precies wanneer en waar je actie moet ondernemen.”

Meer gestructureerd

Voordat het kantoor de DPM implementeerde, werden documenten nog weleens creatief opgeborgen. “Met de introductie van de DPM is dat verleden tijd. In combinatie met CaseWare werken we netjes het programma af en worden de dingen opgeslagen waar ze horen. De DPM dwingt gewoon af dat je dingen in een vaste volgorde doet. Ik geef toe; dat geeft weleens irritatie – maar het zorgt er wel voor dat je gestructureerd van a naar b gaat. In het verleden begonnen we nog weleens met een jaarrekening, terwijl we nog niet alle stukken compleet hadden. Die moesten dan ‘nog even’ worden opgevraagd bij de klant. Terwijl je daarop wachtte, pakte je dan ondertussen maar wat ander werk op. Om vervolgens weer helemaal in de jaarrekening te moeten duiken als er dan weer aanvullende informatie binnenkwam. Een heel versnipperde, inefficiënte werkwijze. De DPM dwingt nu af dat je je spullen compleet hebt voordat je het proces ‘samenstellen jaarrekening’ kunt starten.” Ervaring Hoe heeft hij de implementatie van de DPM ervaren? Guillaume: “De implementatie heeft wel wat voeten in aarde gehad, maar dat vooral lag aan het feit dat wij een klein kantoor zijn dat CaseWare en de NOAB-samenstelmanager in de cloud gebruikt; dat scheen een beetje uniek te zijn. De begeleiding vanuit DAPAS was echter top! Een clubje heel gedreven mannen, met veel enthousiasme die het zelf ook leuk vinden. Het is een softwareleverancier die je wereld snapt.” Dan, bedachtzaam: “Ons elementaire probleem was dat we goed werk leverden, maar dat we niet altijd onze deadlines konden waarmaken. Dat is riskant voor de continuïteit van je kantoor. Ik ben dan ook erg content met onze keuze voor DAPAS, omdat we hiermee onze efficiency verbeteren, meer overzicht hebben en meer duidelijkheid kunnen geven aan onze klanten.”



DRV Accountants & Adviseurs - Implementatie is ook een wederzijdse leerervaring

De implementatie van nieuwe software is niet altijd een feestje. ‘Inrichtingsterreur’ noemen sommige kantoren het. Vaak gaat het mis doordat de softwareleverancier de wereld van zijn klant niet snapt, niet op tijd levert, of omdat mensen er niet op de juiste manier mee willen of kunnen werken. Nog afgezien van de irritatie over implementatieconsultants, die zich regelmatig als een soort zeester proberen vast te klampen aan de kantoormuren. Dat kan ook anders. DRV Accountants & Adviseurs implementeerde in februari 2018 de Dapas Proces Manager. Met andere implementatie-ervaringen. Helène van Oorschot is directeur van de DRV-vestiging in Bergen op Zoom. Een kantoor waar zij – zoals ze dat zelf grinnikend betitelt – als ‘MKB-beest’ precies op de juiste plek zit. “DRV spreekt mij aan, omdat het een echt MKB-kantoor is. We dekken met 13 kantoren een beperkt geografisch gebied af, maar dat is een bewuste keuze; we willen dicht bij de ondernemer zitten.” Net als veel andere kantoren wilde ook DRV toe naar een meer uniforme, efficiënte werkwijze binnen de verschillende vestigingen. In oktober 2017 kreeg Helène daarom de vraag om te inventariseren welke software die standaardisatie zou kunnen ondersteunen. Twee maanden later volgde groen licht voor de implementatie van de Dapas Proces Manager (DPM), in februari 2018 vond de uitrol plaats.
Vlot traject


Helène: “Het ging snel".

We konden dit project binnen een kort tijdsbestek realiseren, door het heel pragmatisch aan te vliegen. Binnen DRV hadden we geen grote organisatie opgetuigd in de vorm van een werkgroep, stuurgroep en projectgroep, maar slechts een kleinschalige projectgroep. Het bijzondere daaraan? Alle mensen die hier deel van uitmaakten, kwamen hun afspraken na, inclusief Dapas. Niemand kwam dus aan met ‘Sorry, maar ik ben er helaas niet aan toegekomen’. Ook de rol- en taakverdeling was helder. Het was een divers samengestelde projectwerkgroep, met vertegenwoordigers vanuit de samenstelpraktijk, de fiscale praktijk, vaktechniek en ICT. Door die combi heb je dan ook direct alle belangrijke ‘ingrediënten’ voor draagvlak en een geslaagde implementatie bij elkaar. Zij zorgden samen voor een sfeer, waarin iedereen er zin in had om zijn beste beentje voor te zetten.”

Begeleiding

“Ik vind dat de mensen van Dapas ons ontzettend goed begeleid hebben bij de implementatie”, geeft Helène aan. “Zij weten hoe de werkvloer in elkaar zit, hoe het eraan toegaat op een accountantskantoor. Waar je tegenaan loopt, wat je nieuw te verwerken krijgt vanwege de NVKS, de bewaking van je kwaliteit. Sommigen vragen zich misschien weleens af waarom wij voor zo’n jonge club gekozen hebben, maar deze mannen hebben zo’n berg ervaring in de accountancy! Het zijn niet de minsten die bij elkaar zijn gaan zitten. Let wel, iedereen is klein begonnen; ook Microsoft was ooit klein! Waar het om gaat, is dat je erin moet geloven – dat het software is die jouw organisatie verder kan helpen.”

Dynamiek

Helène nuanceert: “Tegelijkertijd kun je er natuurlijk niet omheen dat het een momentopname is. Als je een of twee jaar verder kijkt, ziet het plaatje er alweer anders uit. Een implementatietraject is dynamisch van aard. Wij hebben dingen ter verbetering en dat geldt voor Dapas net zo. Wij kunnen vanuit de werkvloer ervaringsmomenten pakken die voor hen interessant zijn. Die wisselwerking – die wederzijdse leerervaring – moet je hebben, daar moet je elkaar in weten te vinden.”

Rimpelloze implementatie?

Geen enkel implementatietraject loopt volledig op rolletjes. Dus wat kwam DRV tegen? “De implementatie an sich leverde bij ons geen problemen op; het begon pas wat te schuren nadat de implementatie een feit was. Een van de programma’s waar de DPM aan gekoppeld was, stond nog in de wachtrij voor een nieuwe release, waardoor er in de digitale flows wat laatste fysieke schakels zaten. Dat was niet wat ik voor ogen had; ik wilde dit in één keer goed neerzetten. Want als je dat doet, wil iedereen er ook mee werken. Hoe langer het duurt voordat het in zijn geheel goed staat, hoe minder vrolijk je mensen ervan worden. Gelukkig was dit binnen afzienbare termijn verleden tijd.” 

Wensen

Toekomstwensen in relatie tot de DPM heeft DRV wel: “We hebben nu vooral inzicht op individueel niveau en op DRV-breed niveau, maar iedere vestiging zou ook graag een beeld op vestigingsniveau willen hebben. Daar zijn we nu met Dapas over in gesprek. Ondertussen zijn we gewoon erg content met wat de DPM ons gebracht heeft: strakke inregeling van onze werkprocessen en het creëren van overzichten, waardoor je de opvolging van diverse werkzaamheden in één oogopslag kunt zien", besluit Helène.


Dinkelberg en Kuipers - “2 jaar DPM: strakke regie werkprocessen en digitale jaarrekeningen”


Dinkelberg en Kuipers Accountants en Adviseurs werkt sinds twee jaar met de Dapas Proces Manager (DPM). Daarmee behoort het MKB-kantoor in Noord-Brabant tot de eerste klanten van Dapas. Hans en Ronald Dinkelberg maken de balans van twee jaar DPM op; wat heeft dit hun kantoor gebracht? Ronald Dinkelberg: ‘Strakke regie van onze werkprocessen en voortaan een digitale jaarrekening voor onze klanten. We waren eerst bang dat klanten geen afstand wilden doen van de papieren versie, maar die angst bleek onterecht; zij waren er gewoon klaar voor.”

Dinkelberg en Kuipers is een adviesgericht allround MKB-kantoor met 30 medewerkers. Drie jaar geleden stonden ze voor de vraag ‘Op welke wijze kunnen we zelfstandig groeien?’. Kiezen voor autonome groei, is ook kiezen voor lean werken en daar paste de aanschaf van de DPM bij. Ronald: “Wij wilden efficiëntere werkprocessen en ons werk zo strak mogelijk regisseren. De DPM kon dat faciliteren. De structuur die daarmee stond, de functiescheiding die er door wordt afgedwongen, maar ook de digitaliseringsslag die we hiermee in één moeite konden maken. De DPM hebben we aan onze portal (PinkWeb) en rapportgenerator (CaseWare) gekoppeld, waardoor we vanaf dat moment een volledige digitale workflow hadden waarmee we de digitale jaarrekening konden maken. En natuurlijk is het dan spannend hoe klanten op die nieuwe digitale variant reageren. Wij waren bang dat zij misschien toch graag een fysiek document zouden willen behouden. Maar in de realiteit bleek het aantal klanten dat toch een papieren jaarrekening prefereert, op twee handen te tellen. Onze klanten waren er gewoon klaar voor.”

Andere werkwijze

Nieuwe software brengt altijd verandering met zich mee. Implementatie van de DPM vormt daar ook geen uitzondering op. Secretariaatsmedewerkers die eerst zorgden voor de fysieke afwerking van de jaarrekening, zagen de inhoud van hun rol hierdoor verschuiven. Ronald: “De werkzaamheden binnen het secretariaat zijn ingrijpend veranderd; medewerkers hebben nu veel meer een monitorfunctie gekregen. Ze nemen de voortgang in het proces waar, of alles op tijd wordt geaccordeerd. En de DPM dwingt ook functiescheiding af. Collega’s kunnen soms pas verder met hun werk als een accountant iets afgetekend heeft; dat is een waarborg in het proces. Op die manier voorkom je dat er een jaarrekening de deur uitgaat zonder dat de afdeling vaktechniek daar zijn zegje over gedaan heeft.”

Rendement?

Ronald en Hans geven aan dat het op dit moment nog lastig is om concreet uit te drukken wat het rendement is van het gaan werken met de DPM. Voor een belangrijk deel is dit toe te schrijven aan het feit dat werkprocessen moesten worden omgezet en dat medewerkers er op de juiste wijze mee moesten leren werken. Hier zijn opstartkosten mee gemoeid. “Maar”, zo merken beide heren op, “dat rendement gaat er in de toekomst wel duidelijk komen. De DPM geeft ons nu vooral heel veel inzicht in het proces; hoe kunnen we de dingen nog veel efficiënter doen? We kunnen nu meten hoe lang een jaarrekening onderweg is, hoeveel uren ervoor nodig zijn. Verliezen we nog tijd doordat we de jaarrekening nog twee of drie keer moeten oppakken, kunnen we niet in één moeite door? Dat zijn de vragen waar we nu antwoord op krijgen. We zien al wel dat we – afgezet tegen vergelijkbare periodes in voorgaande jaren – nu meer jaarrekeningen kunnen afwerken.” Dinkelberg en Kuipers maakt nu samen met Dapas een volgende slag. Hans: “We beschikken nu over twee jaar data, en daar willen we nu ook echt informatie uit gaan krijgen. Dat wil zeggen: duidelijkheid over de vraag waar jaarrekeningen soms blijven in het proces, waarom er meer tijd nodig is voor sommige jaarrekeningen. Waarom komen sommige jaarrekeningen met moeite uit de pijplijn, waarom cumuleert het aantal jaarrekeningen op een gegeven moment? Dat willen we nog meer gaan monitoren. Kortom, we willen daar graag een vinger achter krijgen. In één woord: voortgangsbewaking!”

Tool voor de toekomst

Hans: “Wij zijn een adviesgericht kantoor, dat graag vooroploopt, maar niet per se in de kopgroep. We hadden al eerder kennisgenomen van wat Jacco Oudhof ons destijds bij KPMG had laten zien (het advieswiel, red.), dus de contacten lagen er al. Toen wij zagen welke functionaliteit en kracht er in de DPM zit, was het voor ons wel duidelijk dat dit ‘m ging worden. We hadden allebei direct het gevoel ‘Dit is nou net de tool die we nodig hebben om door te kunnen groeien naar de toekomst’. Dapas heeft ons hierbij volledig gesteund. Dankzij de implementatie van de DPM kunnen we nu ook meer investeren in de verdieping en verbreding van onze adviseursrol.”


 

 

Actueel
 
Samenwerking Unit4 en Dapas Software Woensdag 11 juli Samenwerking Unit4 en Dapas Software

Unit4 en Dapas Software, specialist op het gebied van workflowmanagement, sluiten een partnership. Door de accountancysoftware van Unit4 en Dapas te integreren kunnen accountantskantoren nog beter grip krijgen op hun processen en rendement.

Lees meer »
Woensdag 14 maart 60 dagen termijn NVKS

Met de invoering van de NVKS per 1 januari 2018 is het afsluiten van de dossiers na het ondertekenen van de jaarrekening nog belangrijker geworden.

Lees meer »