Robèrt Molenaar: “DPM is zowel procesmonitor als procesmanager”

De meeste kantoren werken met samenstelprogramma’s, rapportgeneratoren, productiestraten en portals, maar is dat voldoende? Steeds kritischer wordende klanten willen immers gewoon niet langer de hoofdprijs betalen voor standaard accountantsproducten en -diensten. Daarom moet het antwoord ook uit nog slimmere en efficiëntere IT komen. Witlox van den Boomen koos om die reden voor de Dapas Proces Manager (DPM). Partner Robèrt Molenaar: “De DPM is voor ons zowel procesmonitor als procesmanager; daar zit echt de kracht.”

Robèrt: “Wij waren op zoek naar een oplossing die voor ons meerdere aandachtspunten kon borgen. Allereerst standaardisatie van onze werkprocessen. Dat is iets waar je heel goed over na moet denken, omdat dat verder gaat dan alleen efficiency en kwaliteit. Standaardisatie heeft namelijk ook alles te maken met een bepaald gedrag aanleren en mensen op een ander niveau naar dingen laten kijken. Daarnaast vinden wij het heel belangrijk dat je met IT de compliance -eisen van je kantoor kunt afdwingen.”

Diepe IT-kennis en accountantstaal

Witlox van den Boomen was de eerste klant van Dapas Software. Robèrt: “Sommige accountants zullen zich misschien afvragen waarom we voor zo’n relatief jonge IT-dienstverlener hebben gekozen. Die vraag kan ik snel beantwoorden. Het zijn eigenlijk accountants; ze spreken dus ook de taal van de accountant en hebben een bovengemiddelde IT-kennis. Daardoor kunnen ze zich heel gemakkelijk inleven in de uitdagingen waar wij als kantoren voor staan. De diepe IT-kennis die ze hebben, zorgt ervoor dat ze de basis kunnen leggen voor alles wat met werkprocesmanagement te maken heeft en ook met de Business Intelligence die daaraan hangt. Dus: hoe kun je met goede informatievoorziening en inzicht in je werkprocessen je bedrijf adequater aansturen? Met andere woorden: je processen leaner maken, zodat er een positief effect ontstaat op je rendement. In de DPM zit gewoon dertig jaar ervaring. Elke behoefte die een accountant heeft om zijn kantoor aan te sturen, is hierin verwerkt. Dat kan een willekeurige softwareleverancier niet bedenken.”

Monitoren en managen

Of nieuwe software omarmd wordt, is direct gerelateerd aan de wijze waarop deze bij medewerkers wordt geïntroduceerd. Hoe verliep dat aspect bij Witlox van den Boomen? “Wij hebben onze medewerkers op mediorniveau direct hierbij betrokken. Logisch, want zij moeten er tenslotte de hele dag mee werken! De DPM is zowel een procesmonitor als een procesmanager. Met de monitorfunctie kun je op seniorniveau iedere medewerker eruit vissen die niet volgens de afspraken werkt. Dat is belangrijk, omdat anders je proces om zeep gaat. Vanuit de managerfunctie/tekenend accountant worden bepaalde processen geautomatiseerd afgedwongen. Waar het eerst qua kwaliteit misging in het proces – bijvoorbeeld omdat een klant nog geen akkoord had gegeven op een conceptjaarrekening of de betrokkenheid van de leidinggevende in het samenstelproces onvoldoende bleek– krijg je nu automatisch een melding dat er een handtekening gezet moet worden. Het aantal schendingen vanuit het perspectief van compliance en vaktechniek neemt hierdoor stevig af. De DPM helpt je dus om gemakkelijker aan de gestelde kwaliteitseisen te voldoen. De voorschriften uit de kantoorhandboeken zitten gewoon in de IT verankerd.”

Change management

“Voor ons zit de meeste waarde in de standaardisatie van onze werkprocessen. We krijgen hier heel veel inzicht in. Daar komt bij dat Dapas ons ook geholpen heeft om het change management binnen onze organisatie tot stand te brengen. Dat is een groot verschil met een standaardleverancier die zijn software bij je over de schutting werpt, onder het adagium ‘zoek het maar uit'. De DPM integreert alle bestaande applicaties met het werkproces, waardoor je een platform krijgt waar alles geïntegreerd verloopt. Op die verkeersader komen heel veel data bij elkaar. Daar zit voor de toekomst ook nog heel veel ontwikkelpotentieel ‒ en mogelijkheden voor data-analyse .”

Partnership

De initiële klant-leverancierrelatie tussen Witlox van den Boomen en Dapas Software is inmiddels uitgegroeid tot een partnershiprelatie. Robèrt: “Omdat we sommige onderdelen samen ontwikkeld hebben, is er wederzijds een heel warme band ontstaan. Het zijn ook stuk voor stuk slimme en leuke gasten, die onze taal spreken. Naar de toekomst toe wordt continu doorontwikkeld en daar zijn wij graag bij betrokken. In het eerste jaar dat we met de DPM werken, hebben we al tot 4 procent minder hoeven af te boeken; dat is veel geld.”