DRV Accountants & Adviseurs - "Implementatie is ook een wederzijdse leerervaring"

Implementatie is ook een wederzijdse leerervaring
De implementatie van nieuwe software is niet altijd een feestje. ‘Inrichtingsterreur’ noemen sommige kantoren het. Vaak gaat het mis doordat de softwareleverancier de wereld van zijn klant niet snapt, niet op tijd levert, of omdat mensen er niet op de juiste manier mee willen of kunnen werken. Nog afgezien van de irritatie over implementatieconsultants, die zich regelmatig als een soort zeester proberen vast te klampen aan de kantoormuren. Dat kan ook anders. DRV Accountants & Adviseurs implementeerde in februari 2018 de Dapas Proces Manager. Met andere implementatie-ervaringen. Helène van Oorschot is directeur van de DRV-vestiging in Bergen op Zoom. Een kantoor waar zij – zoals ze dat zelf grinnikend betitelt – als ‘MKB-beest’ precies op de juiste plek zit. “DRV spreekt mij aan, omdat het een echt MKB-kantoor is. We dekken met 13 kantoren een beperkt geografisch gebied af, maar dat is een bewuste keuze; we willen dicht bij de ondernemer zitten.” Net als veel andere kantoren wilde ook DRV toe naar een meer uniforme, efficiënte werkwijze binnen de verschillende vestigingen. In oktober 2017 kreeg Helène daarom de vraag om te inventariseren welke software die standaardisatie zou kunnen ondersteunen. Twee maanden later volgde groen licht voor de implementatie van de Dapas Proces Manager (DPM), in februari 2018 vond de uitrol plaats.
Vlot traject


Helène: “Het ging snel".
We konden dit project binnen een kort tijdsbestek realiseren, door het heel pragmatisch aan te vliegen. Binnen DRV hadden we geen grote organisatie opgetuigd in de vorm van een werkgroep, stuurgroep en projectgroep, maar slechts een kleinschalige projectgroep. Het bijzondere daaraan? Alle mensen die hier deel van uitmaakten, kwamen hun afspraken na, inclusief Dapas. Niemand kwam dus aan met ‘Sorry, maar ik ben er helaas niet aan toegekomen’. Ook de rol- en taakverdeling was helder. Het was een divers samengestelde projectwerkgroep, met vertegenwoordigers vanuit de samenstelpraktijk, de fiscale praktijk, vaktechniek en ICT. Door die combi heb je dan ook direct alle belangrijke ‘ingrediënten’ voor draagvlak en een geslaagde implementatie bij elkaar. Zij zorgden samen voor een sfeer, waarin iedereen er zin in had om zijn beste beentje voor te zetten.”

Begeleiding
“Ik vind dat de mensen van Dapas ons ontzettend goed begeleid hebben bij de implementatie”, geeft Helène aan. “Zij weten hoe de werkvloer in elkaar zit, hoe het eraan toegaat op een accountantskantoor. Waar je tegenaan loopt, wat je nieuw te verwerken krijgt vanwege de NVKS, de bewaking van je kwaliteit. Sommigen vragen zich misschien weleens af waarom wij voor zo’n jonge club gekozen hebben, maar deze mannen hebben zo’n berg ervaring in de accountancy! Het zijn niet de minsten die bij elkaar zijn gaan zitten. Let wel, iedereen is klein begonnen; ook Microsoft was ooit klein! Waar het om gaat, is dat je erin moet geloven – dat het software is die jouw organisatie verder kan helpen.”

Dynamiek
Helène nuanceert: “Tegelijkertijd kun je er natuurlijk niet omheen dat het een momentopname is. Als je een of twee jaar verder kijkt, ziet het plaatje er alweer anders uit. Een implementatietraject is dynamisch van aard. Wij hebben dingen ter verbetering en dat geldt voor Dapas net zo. Wij kunnen vanuit de werkvloer ervaringsmomenten pakken die voor hen interessant zijn. Die wisselwerking – die wederzijdse leerervaring – moet je hebben, daar moet je elkaar in weten te vinden.”

Rimpelloze implementatie?
Geen enkel implementatietraject loopt volledig op rolletjes. Dus wat kwam DRV tegen? “De implementatie an sich leverde bij ons geen problemen op; het begon pas wat te schuren nadat de implementatie een feit was. Een van de programma’s waar de DPM aan gekoppeld was, stond nog in de wachtrij voor een nieuwe release, waardoor er in de digitale flows wat laatste fysieke schakels zaten. Dat was niet wat ik voor ogen had; ik wilde dit in één keer goed neerzetten. Want als je dat doet, wil iedereen er ook mee werken. Hoe langer het duurt voordat het in zijn geheel goed staat, hoe minder vrolijk je mensen ervan worden. Gelukkig was dit binnen afzienbare termijn verleden tijd.”

Wensen
Toekomstwensen in relatie tot de DPM heeft DRV wel: “We hebben nu vooral inzicht op individueel niveau en op DRV-breed niveau, maar iedere vestiging zou ook graag een beeld op vestigingsniveau willen hebben. Daar zijn we nu met Dapas over in gesprek. Ondertussen zijn we gewoon erg content met wat de DPM ons gebracht heeft: strakke inregeling van onze werkprocessen en het creëren van overzichten, waardoor je de opvolging van diverse werkzaamheden in één oogopslag kunt zien", besluit Helène.