Guillaume Janssen Tirion Finance

Tirion Finance is een jong administratiekantoor, dat kleine en middelgrote bedrijven bedient in de regio Utrecht. Onder deze vlag biedt Guillaume Janssen met twee collega’s administratieve en fiscale dienstverlening aan circa 80 klanten aan, inclusief organisatieadvies. In het najaar van 2017 koos het kantoor voor de Dapas Proces Monitor (DPM). Maar waarom kiest een relatief klein kantoor voor software, die ogenschijnlijk ontwikkeld lijkt te zijn voor toch wat grotere kantoren met een omvangrijker klantenbestand? Guillaume geeft antwoord.


Hij werkte jaren in de informatica bij enkele grote banken. Dat verklaart waarom verdere automatisering van werkprocessen welhaast de natuurlijke belangstelling van Guillaume heeft. Het gaat goed met zijn kantoor, maar groei impliceert vaak ook groeipijn. Die ontstaat wanneer je klantenaantal toeneemt, maar het aantal daarvoor benodigde handjes (en/of de daarvoor benodigde financiering) daarbij achterblijft. Want al is de kwaliteit van je werk nog zo goed, je stelt je klant teleur als je werk te laat oplevert. Dat was voor zijn kantoor een belangrijke reden om de manier waarop er gewerkt wordt naar een

Guillaume:“Onze klanten zitten in de advocatuur, dienstverlening, vastgoed, maar we bedienen ook IT-bedrijven en bedrijfsartsen. Het jaarwerk voor deze klanten doen we op dit moment met ons tweeën. In die constellatie is het belangrijk om voortdurend overzicht te hebben.” Tirion Finance is aspirant-lid van NOAB. Dit impliceert dat het kantoor zich erop toelegt om aan de door NOAB gedefinieerde kwaliteitseisen te voldoen en volgens bepaalde standaarden te werken. Guillaume: “Ik heb er belang bij om zoveel mogelijk te automatiseren. Daarom werkten we ook al met CaseWare, Radar, ExactOnline en de portal van PinkWeb voor onze klanten. Die systemen moeten natuurlijk ook goed met elkaar kunnen praten; je CRM met je jaarrekeningprogramma, met je administratieve software. En dat moet ook weer koppelen met je fiscale software en je klantenportal – dat moet wel één geheel zijn.”

Implementatie DPM

In november 2017 implementeerde Tirion Finance de Dapas Proces Monitor. De statussen vanuit de systemen worden hierdoor constant bijgewerkt. “Als klanten documenten insturen, zien we dat direct. Ook krijgen we automatisch signalen wanneer een klant een concept goedkeurt. Op het DPM-dashboard zien we of processen binnen de geraamde tijd worden doorlopen en wanneer deadlines niet gehaald dreigen te worden. Simpel gezegd: naarmate het spannender wordt, komen dingen steeds meer op oranje of rood te staan.” Guillaume maakt er dan ook geen geheim van dat hij liever een groene golf ziet: “Wij vinden het belangrijk om klanten tijdig te kunnen leveren waar ze om gevraagd hebben. Maar ook wanneer je slechts zo’n 70 tot 80 klanten hebt, kan het af en toe gewoon knap lastig zijn om goed overzicht te bewaren. Doordat je met de DPM constant ziet waar je staat, weet je ook precies wanneer en waar je actie moet ondernemen.”

Meer gestructureerd

Voordat het kantoor de DPM implementeerde, werden documenten nog weleens creatief opgeborgen. “Met de introductie van de DPM is dat verleden tijd. In combinatie met CaseWare werken we netjes het programma af en worden de dingen opgeslagen waar ze horen. De DPM dwingt gewoon af dat je dingen in een vaste volgorde doet. Ik geef toe; dat geeft weleens irritatie – maar het zorgt er wel voor dat je gestructureerd van a naar b gaat. In het verleden begonnen we nog weleens met een jaarrekening, terwijl we nog niet alle stukken compleet hadden. Die moesten dan ‘nog even’ worden opgevraagd bij de klant. Terwijl je daarop wachtte, pakte je dan ondertussen maar wat ander werk op. Om vervolgens weer helemaal in de jaarrekening te moeten duiken als er dan weer aanvullende informatie binnenkwam. Een heel versnipperde, inefficiënte werkwijze. De DPM dwingt nu af dat je je spullen compleet hebt voordat je het proces ‘samenstellen jaarrekening’ kunt starten.” Ervaring Hoe heeft hij de implementatie van de DPM ervaren? Guillaume: “De implementatie heeft wel wat voeten in aarde gehad, maar dat vooral lag aan het feit dat wij een klein kantoor zijn dat CaseWare en de NOAB-samenstelmanager in de cloud gebruikt; dat scheen een beetje uniek te zijn. De begeleiding vanuit DAPAS was echter top! Een clubje heel gedreven mannen, met veel enthousiasme die het zelf ook leuk vinden. Het is een softwareleverancier die je wereld snapt.” Dan, bedachtzaam: “Ons elementaire probleem was dat we goed werk leverden, maar dat we niet altijd onze deadlines konden waarmaken. Dat is riskant voor de continuïteit van je kantoor. Ik ben dan ook erg content met onze keuze voor DAPAS, omdat we hiermee onze efficiency verbeteren, meer overzicht hebben en meer duidelijkheid kunnen geven aan onze klanten.”