Ketenintegratie volgens Jacco Oudhof van Dapas Software

‘Elk bedrijfsproces is lean te krijgen’

CaseWare Magazine, mei 2016 - De accountancy bevindt zich in een transitiefase. De meeste kantoren zijn er inmiddels van overtuigd dat hun meerwaarde niet meer primair ligt bij het verzamelen, ordenen en rapporteren van de financiële gegevens van individuele klanten. Moderne boekhoud- en rapportageprogramma’s voeren deze taken steeds efficiënter en betrouwbaarder uit. Eén van de sleutelbegrippen in de zoektocht naar rol van de ‘accountant 2.0’ is ketenintegratie. Het kantoor van de toekomst stemt zijn werkprocessen niet meer af op mogelijkheden en beperkingen van de afzonderlijke applicaties en tools, hoe geavanceerd deze ook zijn. Daarvoor in de plaats komt één vloeiend bedrijfsproces, van de eerste acquisitie tot diepgaande klantgesprekken over financiële sturingsindicatoren. Om dit proces vorm te geven en te monitoren, is nieuwe software nodig. Verschillende leveranciers werken aan toepassingen die de transitie van accountant naar businesspartner mogelijk moeten maken.
CaseWare Nederland doet dit binnen het samenwerkingsverband Alley-Oop, waarin kantoren en leveranciers nieuwe verbindingen creëren tussen pakketten.

Een andere speler op deze markt is Dapas Software, een vrij jong bedrijf dat zich heeft gespecialiseerd in procesoptimalisatie en daarvoor diverse toepassingen inzet, waaronder de Dapas Proces Manager (DPM). Volgens oprichter Jacco Oudhof kiest Dapas Software daarmee voor een andere aanvliegroute dan tot nu toe gebruikelijk binnen de branche. Een goede reden voor een gesprek over standaardisatie en het ‘lean’ maken van bedrijfsprocessen.

Extreem automatiseren

De DPM mag dan nieuw zijn, het idee erachter bestaat al veel langer. De principes van de DPM hebben zich zelfs al geruime tijd bewezen binnen de voormalige MKB-praktijk van KPMG. Oudhof bedacht daar in 2008, in zijn hoedanigheid als eindverantwoordelijke van de MKB-unit van KPMG, een plan voor het accountantskantoor van de toekomst. Het idee was om de bedrijfsprocessen in extreme vorm te automatiseren, waardoor de accountant de ruimte zou krijgen zich te ontwikkelen tot ‘digitale regisseur’. Zijn of haar gereedschap moest bestaan uit een procesmonitor, niet alleen voor het volgen van financiële rapportages, maar ook voor die van de loonadministratie, boekhouding, fiscale pakketten en CRM-informatie.

Oudhof: “De noodzakelijke eerste stap was het standaardiseren van alle werkzaamheden, op alle locaties, van de MKB-praktijk. Dat schiep helderheid en het was een voorwaarde om een procesmonitor te kunnen ontwikkelen die fungeert als een stekkerdoos. Dus een toepassing waarop je andere pakketten zonder moeite kunt inpluggen, die lussen aanlegt tussen systemen en die acties in het ene pakket automatisch vertaalt naar acties in een ander pakket.”
De eerste versie van de procesmonitor verscheen in 2010 en werd succesvol geïmplementeerd. Binnen KPMG was er echter geen ruimte om te investeren in de verdere doorontwikkeling, onder het mom: ‘Schoenmaker blijf bij je leest’. Het voortbestaan van de procesmonitor werd echter gered door de activiteiten los te koppelen van KPMG. In de zomer van 2015 startte Oudhof het bedrijf Dapas Software om zich verder te specialiseren in procesoptimalisatie. Het enthousiaste ontwikkelteam verhuisde mee.

Workflow

Inmiddels is de procesmonitor verder doorontwikkeld en onder de naam DPM (Dapas Proces Manager) geëvolueerd tot een eigenstandige en breed toepasbare applicatie. Dapas Software claimt alle denkbare processen op een kantoor met elkaar te kunnen verbinden en afhankelijk van elkaar te maken in één vloeiend bedrijfsproces. Dat gebeurt door een combinatie van technische koppelingen, een strakke standaardisatie van de werkstappen en een visueel dashboard waarop het totale proces wordt gemonitord en aangestuurd.

Meer richtingen

Dapas Software timmert de laatste tijd ook aan de weg met nieuwe diensten, waaronder de ontwikkeling van een CRM Dynamics-oplossing op een platform van Microsoft, speciaal voor accountantskantoren.

Ook gaat Dapas Software eind mei de markt op met de Accountancy-suite. Met deze software suite hebben kantoren niet alleen de beschikking over de Dapas Proces Manager (DPM) die de werkprocessen met de bedrijfsprocessen automatiseert en integreert, maar halen kantoren ook Microsoft Dynamics CRM en PSA (Assistance PSA Suite) pakket in huis voor planning, urenregistratie, facturatie en risk & compliance. Een standaardoplossing die in samenwerking met Assistance Software specifiek ontwikkeld is voor de accountancybranche. Om buitenstaanders kennis te laten maken met de software, zet Dapas Software haar ‘Experience Centre’ in. Dit is een samenwerking met het Groningse accountantskantoor Green Accountants dat alle toepassingen van Dapas Software gebruikt. Belangstellenden kunnen aanschuiven om mee te kijken en te ervaren hoe het nieuwe werkproces letterlijk in zijn werk gaat.

Mensenwerk

Oudhof benadrukt dat standaardisatie en de keuze voor een systeem slechts de aanloop vormen voor het ‘grote werk’. “Het omarmen van een nieuwe werkwijze kost de meeste tijd. Want dan gaat het ineens over het veranderen van mensen. In de KPMG-tijd heb ik er heel wat slapeloze nachten van gehad. Deze ervaring beschouw ik nu als een voordeel, voor mij maar ook voor de andere collega’s van Dapas Software. Wij zijn gepokt en gemazeld in de praktijk. Ik weet uit eigen ervaring als accountant en partner wat vennoten in zo’n proces doormaken en voor welke dilemma’s en uitdagingen ze komen te staan. We zien onszelf dan ook niet alleen als leverancier van software maar ook als veranderpartner.”

Het kantoor van de toekomst zal volgens hem scherp moeten kijken naar de competenties van werknemers. Hij voorziet dat nog maar een deel van de medewerkers geselecteerd gaat worden op hun hoge productie, terwijl anderen zich beter kunnen richten op advisering of het binnenhalen van nieuwe klanten. “Voor de partners van kantoren betekent het: focus je op de ontwikkeling van je mensen. Dat is de belangrijkste toegevoegde waarde van je kantoor waarmee je het verschil kunt maken.”

Goed huwelijk

De relatie tussen Dapas Software en CaseWare omschrijft Oudhof als ‘heel open’. “We zijn geen doorsnee partner van elkaar. We sparren vaak: over de inhoud maar ook over innovaties. Mijn persoonlijke binding met CaseWare gaat helemaal terug naar de begintijd van CaseWare Nederland. Uiteraard zijn er ups en downs geweest en ik ben het niet altijd eens met de beslissingen van CaseWare. Maar een goed huwelijk kan een paar deukjes hebben. Ik zie onze relatie in de toekomst nog verder verdiepen. CaseWare heeft gewoon een goed product met perfecte koppelmogelijkheden. Het was de eerste jaarrekeningleverancier waar we mee koppelden. Dat zegt genoeg.”

Dapas Software volgt de ontwikkelingen in het vakgebied even gretig als CaseWare. Oudhof vindt dat de branche er behoorlijk rustig onder blijft. “Accountants laten zich niet zo snel over de kop jagen. Je ziet wel twee tegenstrijdige trends. Aan de ene kant zorgt de techniek ervoor dat processen soepeler verlopen en dat er efficiënter gewerkt kan worden. Aan de andere kant eist de toezichthouder dat kantoren op elk moment vuistdikke dossiers kunnen tonen. Dat staat haaks op elkaar. Om te overleven moet je met de huidige populatie meer werk en een hoge kwaliteit leveren. Kantoren die dat niet zelfstandig waar kunnen maken, zullen moeten fuseren. Of ze moeten heel klein blijven en zich specialiseren als ‘disruptive innovators.”

Global System

Het feit dat steeds meer kantoren bij hem aankloppen, is voor Oudhof een teken dat hij op de goede weg is. Achter de schermen filosofeert hij daarom al over verdere uitbreiding. “We hebben een global system, dus toepassing in het buitenland ligt voor de hand. Maar andere sectoren liggen ook binnen handbereik. DPM kan technisch alle koppelingen aan. De ‘stekkerdoos’ die wij inzetten binnen de accountancy, werkt ook bij notarissen of advocaten. Het is slechts een kwestie van tijd voordat dossiers van advocaten volledig digitaal naar de rechtbank verstuurd worden. Elke werkproces is lean te krijgen, in een workflow samen te vatten en te koppelen. We zien dus genoeg mogelijkheden voor de toekomst. Maar de komende tijd richten we ons primair op de accountancy want daar gebeurt voorlopig genoeg.”

Actueel
 
Procesoptimalisatie: sleutel tot slimmer werken en betere dienstverlening Vrijdag 13 oktober Procesoptimalisatie: sleutel tot slimmer werken en betere dienstverlening

Software ontwikkelen vanuit de gebruiker! Dus voor de ondernemer én voor de accountant. Ervoor zorgen dat alles van gegevensinvoer – de boekingen bij de ondernemer – tot en met de rapportages bij de KvK, Bank, fiscale aangiftes en het genereren van de juiste managementinformatie – de rol van de accountant – soepel, snel en efficiënt verloopt. In gesprek met Jacco Oudhof van Dapas Software.

bron: Accountancy van Morgen

Lees meer »
PinkWeb Accountancy Festival 2017 – Wij doen mee! Vrijdag 22 september PinkWeb Accountancy Festival 2017 – Wij doen mee!

Dapas Software doet weer mee...

Lees meer »